Mailetiquette

do. 25 juli 2019

« Terug naar Archief

Mailetiquette

E-mail is een veelgebruikt communicatiemiddel, waardoor er dagelijks vele mails in de inbox stromen. Het lezen en beantwoorden van elk bericht kost natuurlijk tijd, terwijl niet alle berichten relevant zijn. Daarom deelt Kantoor Vreugdenhil een aantal tips met u om de kwaliteit van de mail te verbeteren.

Een e-mail is voor een aantal doeleinden geschikt.

Allereerst, een e-mail kan worden ingezet om een afspraak te bevestigen. Is deze mail enkel ter informatie bedoeld zonder een vereiste tegenreactie? Vermeld dit dan in de mail met termen als ‘Zonder tegenbericht’ en ‘Ter info’. Zo wordt voorkomen dat reacties met enkel ‘Bedankt’ als inhoud terug worden ontvangen.

Verder geldt dat het versturen van een e-mail bedoeld is om informatie te verstrekken. Zorg er dan ook voor dat het onderwerp van de e-mail een passende en duidelijke omschrijving bevat. Voor het inwinnen van informatie is het vervolgens raadzaam om gesloten vragen te stellen aan de ontvanger.

Als laatste kan een e-mail ingezet worden om duidelijke acties uit te zetten. Verstuur de mail dan ook rechtstreeks naar diegene van wie actie wordt verwacht. In de CC kan iemand worden toegevoegd voor wie het bericht ter informatie relevant is.